第三节 收文处理工作
一、签收
要做到四查清：
（一）查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收。
（二）查清文件号码与递送人在签收登记上所登记的号码是否一致；
（三）查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆等情况，应及时追查原因；
（四）查清文件的登记件数与实有件数是否相符。
二、拆封
一般文件由办文件人员拆封
对于写明某某领导“亲收”、“亲启”的封件，则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。
密件则应交机要文书或机要室拆封。
三、收文登记
（一）收文登记的具体范围；
1.上级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件；
2.下级机关文件。包括请示、报告性文件；
3.重要的带有密级的刊物、资料；
4.其他机关商洽问题和需要答复的文件。
5.上级机关召开会议印发的会议文件材料。
（二）收文登记的项目
收到文件的流水顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、密级、份数、分送部门、签收、备注等。
四、分发
是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和人员阅知办理。
五、传阅
是指单份或份数很少的文件测验一些非承办性文件，需要经机关各个领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。
（一）传阅方式
1.对于无密级公文，可以采用阅览室、网络、会议等形式
2.对于急件、密件和领导人专门交办的文件，应专人传送。
（二）传阅文件应当注意的问题：
1.传阅的刻度尺，一般应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送其他有关需要阅知的对象；
2.传阅文件应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传阅”：
3.在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处理；
4.每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后，阅读人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。
六、拟办
是指由综合部门负责人提出对来文的处理提出初步的意见供领导人批办时参考。
拟办要做到以下几点：
（一）要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在。
（二）要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。
（三）要熟悉业务。
（四）拟办的意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响。
（五）拟办意见不是具体的承办计划或方案，文字要简明扼要。
七、批办
是指机关领导人或有权人对送批的文件如何处理所作的批示。
批办的主要内容：
（一）提出处理该份文件所述问题的原则和方法。
（二）提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。
（三）凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。
（四）需传阅的公文，写明传阅范围，对象，传达人等。
八 、承办
是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。
（一）承办公文的范围
1.上级单位的指示
2.上级领导交界的事项和需要办复的公文
3.下级呈送的请示和重要报告
4.同级或无隶属单位的协作函、
5.人大委员、政协代表的建议、提案。
（二）承办公文的注意事项
1.对有领导具体批示的意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图办理复文。
2.对没有领导签署批办的意见的公文，即一般性文件，应根据有关的文件、按照规定或按以前的惯例，酌情办理。
3.对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文稿请有关部门或单位会商，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批。
4.来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人要查找或调阅有关文件材料作为参考，不能凭记忆办事，以防出错。
九、催办
是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。
（一）催办的内容
1.对内催办
2.对外催办
（二）催办的形式
1.口头催办
2.电话催办
3.书面催办
（三）催办工作注意事项
1.要明确催办范围。
2.要明确催办落实。
3.要建立和加强公文催办工作的组织机构。
十、注办
是指对公文承办结束后，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。
（一）注办一般包括以下内容：
1.一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕后，文书人员应注明阅毕的日期。
2.需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复文的日期和文号。
3.用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话的人，主要内容等，并由承办人签字。
4.不需复议的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样 。
十一、办结公文的处理
（一）公文的清退
（二）销毁
（三）暂存
（四）立卷归档
