秘书机构的设置
（一）管理文秘机构设置的原则 秘书机构和秘书人员的设置
（一）秘书机构的设置
1、党政机关的秘书机构
（1）中央级党政机关
中共中央和国务院都设有办公厅，办公厅是机关的一个综合办事部门。办公厅下设局级机构，如秘书局、机要局、信访局，秘书局是其中的一个局。中共中央办公厅主任（令计划）为秘书部门的负责人。国务院办公厅只设秘书长（马凯），没有办公厅主任。
中共中央的组成。在我们心中有神秘感，没有太多人了解它。
（2）省部级党政机关
省、直辖市、自治区党政机关设有办公厅，负责机关的秘书工作。办公厅内设有秘书处。
（3）省辖市、厅、局、区、县级党政机关
市、县党政机关的秘书机构为市委、县委办公室，市政府、县政府办公室，办公室下设有秘书科。较大的市一般设办公厅，如广州市政府办公厅，办公厅下设秘书处。
（4）乡镇党政机关
乡镇一级的党政机关的秘书部门，或者是设办公室，或者只设若干秘书，负责秘书工作。
2、企事业单位的秘书机构
中大型企业设有党委办公室、厂长办公室、总经理办公室、行政部、总裁办公室等秘书机构；小型企业一般只设若干个秘书职位。在高校中，学校一级的秘书机构是校长办公室，院系一级的秘书机构是院系办公室。例如，广外设立党委办公室和校长办公室，下设秘书科。广外政治和公共管理学院下设学院党政办公室。
3、人大、政协的秘书机构
全国人大常委会设办公厅，办公厅内设秘书局 ；省人大办公厅。政协全国委员会办公厅，办公厅内设秘书局；省政协办公厅，办公厅内设秘书处。
4、社会团体秘书机构
直接设有秘书处，如“中国高教学会秘书专业委员会秘书处”
5、临时性秘书机构
2008年奥运会筹委会，为筹办一次会议而成为的负责机构也属于临时性秘书机构。
（二）秘书人员的设置
秘书人员存在于秘书机构之中。
秘书人员：在各级各类机构都普遍存在着。
四、秘书的分类
对于事物进行分类是很有意义的，能够更具体和清楚地把握事物。
对于秘书的分类，不同的分类标准，可以有不同的分类。
以服务对象为标准，可分为公务秘书和私人秘书；
以所从事的行业为标准，可分为企业秘书、法律秘书、科技秘书、教学秘书、涉外秘书等；
以职务高低为标准，可分为高级秘书（是领导成员，有决策权）、中级秘书、初级秘书。
一、秘书机构的概念及其构建原则与设置
秘书机构有狭义与广义之分。狭义的秘书机构，是指担负文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要等业务部门。广义的秘书机构，是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查的等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要、调研、协调、督察、信访、接待和值班等业务。
二、秘书机构的性质
秘书部门是领导的左右手，可概括为三方面：秘书部门是辅助机构，而不是权力机关；秘书部门是综合办事部门 ；秘书部门是协调部门 。
秘书机构的特点：辅助功能的综合性、所处位置的中枢性、组织关系的封闭性 。
三、秘书机构的作用
秘书机构的主要作用有三项：综合作用、枢纽作用、过滤作用。
五、秘书机构的建构原则
应遵循精简、效能、适应需要的原则
精简—避免机构膨胀，分工合理，运作程序简洁，压缩不必要的中间环节
效能—充分发挥作用，有较强的综合辅助能力，高效完成各项办公业务
适应需要—适应领导和管理工作综合辅助及公务服务的需要，适应事业发展和时代发展的需要
六、我国秘书部门的组织形式
（一）集中式
（二）分散式
（三）混合式
七、我国秘书部门的设置情况
（一）中央机关的秘书机构
中央机关与国务院机关实行的是分理制。
分理制：采用部门办公的形式。
全国人大常委和全国政协常委会实行综理制，由秘书长领导办公厅、综合办理日常工作。
（二）省、市、县级的秘书机构
（三）基层单位的秘书部门
（四）企事业的秘书部门
（五）民主党派和人民团体的秘书部门
（六）临时性秘书机构
八、秘书机构的建设
（一）队伍建设
1、 保持相对稳定
2、 提高综合素质
3、 优化队伍结构
4、发挥整体效能
（二）制度建设
1、秘书工作制度
2、秘书管理制度：
一是秘书的录用、考核、奖励、升迁、培训、交流等制度；二是按工作岗位制定工作责任制；工作责任目标管理制度。
第三节 秘书工作
秘书工作是秘书及秘书机构以领导者和领导机关为对象，开展的一系列综合辅助和公务服务活动，其目的在于减轻领导的负担，协助领导提高工作效率和优化工作效果。
一、秘书工作的主要内容
秘书工作的内容主要包括八个方面：事务办理、中介沟通、文书工作、信息工作、参谋辅助、会务操办、综合协调和督促检查，除上述八个方面的工作外，还有领导办公室的日常事务即领导所需文献资料的准备、领导活动日程的安排等均为秘书工作的内容。
二、秘书工作的性质
秘书工作特性是秘书工作实践中形成的。它是一个结构有序的系统，全面地反映了秘书工作特征，从基本特征，扩展到秘书工作中人、事、空间、时间、主要关系、工作效果，体现六个方面的特征:一是综合辅助领导，二是角色意识多重性，三是职能活动中介性，四是作息边界模糊性，五是主辅运作协同性。
到目前为止，私人秘书在我国秘书中所占比重仍然很小，所以，对秘书的职业探讨，基本以公务秘书为主要对象。秘书部门是公务秘书工作的组织形式，私人秘书一般受雇于个人，直接接受雇主管理。
三、秘书部门
（一）秘书部门的性质
秘书部门是辅助领导部门进行决策、管理，推进领导工作，并协助领导协调各职能部门进行有效工作的综合部门。秘书部门又称秘书机构，是现代秘书工作的组织形式，也是秘书人员在其中从事秘书工作的地方。
秘书部门作为各级党政机关，企事业单位的内设机构，其地位和功能与职能部门有所不同。职能部门是分工专管某项业务的工作部门或单位。秘书部门虽然不承担某一项具体职能部门的业务工作，但有些无法分解到具体业务部门的工作，都要由秘书部门承担。正因为秘书部门能从组织系统的整体利益出发，对各职能部门的行动进行调节，把各部门的工作有机地联系在一起，从而提高了组织系统的整体效能。从这个意义上说，秘书部门已经超越了各职能部门的业务职责而具有了全局意义。
由于秘书部门具有辅助领导部门实施管理，协调职能部门开展工作，承上启下，联系左右，沟通各方的枢纽作用，所以，在秘书部门的设置上，一定要科学、合理。
现行秘书工作机构的设置，必须适应各级各类组织体制改革的需要。具体来说要遵循以下原则：
第一，分级分类管理原则。按照这一原则设置的秘书部门，无论在职责、权力和范围上都与其辅助和服务的对象相统一，这样才能够更有效地完成所属组织机构的各种任务。
第二，精简、合理、高效的原则。秘书部门的组织形式和人员配备，要符合精简、合理、高效的要求。
第三，整体效益原则。根据这一原则，在设置秘书机构时，首先要考虑领导和领导机关办公的整体需要，考虑秘书工作的各个方面，特别要注意对秘书活动管理的覆盖面，尽可能不留辅助管理的死角。在这个基础上，对各类秘书工作进行深入细致的分析、比较，根据轻重缓急，进行科学的分类，规定组织等级，科学地配置人力资源，从而达到整体设置合理、高效运转的目的。
现代组织机构强调科学化管理，秘书部门最根本的设置原则就是保证所在组织的良性运转和可持续发展。
（二）秘书部门的主要种类
1、行政机关的秘书部门
行政机关主要指党政机关、部门事业单位、企业以及以采取行政管理方式的职能机构。行政机关的特点是行政级别的划分十分明确，各级行政组织之间责任权利明确。行政机关的秘书部门是机关工作的枢纽。它的设置一般包括文书处理、档案、机要、调研、政策研究、信访、后勤总务、安全保卫等部门，是机关首脑的参谋部、思想库。
在我国，各级政府机构的设置上自全国人大常委会，依次为国务院、各省（直辖市、自治区）政府、地方政府、县（区）政府、乡（街道）政府、村镇（居委会）政府机构。各级党组织机构的设置上自中共中央，依次为省委、地委、县委、乡（街道）党委、村镇（居委会）党支部。政府职能机构自国务院以下为各部机关、（司）局机关、处机关及科室。行政机关的秘书部门就分别设置在各级机关之下，其级别就是机关直属下级。省部级以上行政机关的秘书部门绝大多数称“办公厅”，地级以下（包括地级）一般称“办公室”。秘书部门的负责人称办公厅（室）主任。省级以上机关还设秘书长，但是严格地说，秘书长是职务名称，是一级官位，不是职业名称，不表示为“秘书的领导”或“高一级的秘书”。
2、公司企业的秘书部门
公司企业中的秘书部门是公司企业内部的行政管理机构，也是在经理、厂长领导之下设置的履行辅助管理、综合服务职责的综合机构。由于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种多样。归纳起来，大体有四种形式：
第一是综合性的秘书部门
这类秘书部门多是在国有大中型企业、国有公司等带有行政机关管理特色的公司、工矿企业和商业企业，也是企业为减少非生产人员，克服分工过细的弊病所设置的“一揽子”秘书部门。
第二是职能性的秘书部门
这类秘书部门多是在公司企业作为行政办公室，与营销办公室、技术办公室、公关外联部等办公室并立。这类秘书部门的工作比较集中，主要是担负单位内部行政事务和其他事务性、临时性的工作任务，包括协调各个职能部门之间的关系。有时也需要与其他部门合作展开工作，比如与营销办公室和公关外联部携手举办企业对外的公关宣传活动等。这类秘书部门也称为“经理办公室”、“厂长办公室”。
第三是专业性的秘书部门
主要指人员设置比较少的秘书部门。这类秘书部门一般设置在人员规模比较小的公司企业中，被称为“文秘室”、“值班室”，主要负责单位文书信函的撰写制发，管理文件档案，接打电话、接待来客以及单位领导临时交办的各种工作。
第四是由一两名秘书承担的秘书办公室
这类情况多存在于不设秘书部门的单位内。这类公司企业规模更小，因此只设一个值班秘书的办公席位，有的称为“前台”，有的就定位为“总经理秘书”。
3、企业中的秘书部门
企业中的秘书部门与行政机关的秘书部门工作范围相近，但又有所不同。第一，企业中的秘书部门是直接为生产、经营服务的。它的一切工作必须以生产经营为中心，服务并服从于生产和经营管理。第二，企业中的秘书部门工作人员属非生产人员，不直接创造产值。因此，除必需的数量外，一般不多设。公司企业的秘书部门一般是从第四种形式起步，随着公司企业的逐步发展而扩大的。当前，随着民营公司、个体企业的发展，由一两名秘书承担的秘书办公室比较普遍，还出现了公司企业在一定时间段聘用的“钟点秘书”以及两家公司合聘的“共用秘书”。
4、股份制企业集团中的秘书部门
我国的股份制企业实行的是董事会领导下的经理负责制，是独立的经营实体，要求企业产权明晰、权责明确、政企分开、管理科学。所以，股份制企业秘书部门的设置遵循分级分类管理、精简合理高效、整体效益的原则，在工作中仍然具备辅助管理，综合服务的基本职能。我们下面就来分析一下股份制企业的机构设置以及其中的秘书部门：
在股份制企业中，最高权力机构应当是股东大会，股东大会和董事会是决策层。在这一层次，一般不设置常设秘书部门。在董事会机构中设置的董事会秘书，是公司的高级管理人员。董事会秘书主要负责董事之间的信息传递沟通，负责公司企业业务活动的初步策划并且在董事会层次斡旋，主要对董事会负责。因此，股份制企业的董事会秘书身份比较特殊。
总经理是董事会任命的公司最高管理者，所谓首席执行官。董事长和总经理是管理层。总经理办公室负责公司的秘书事务，是股份制企业中的最高常设秘书部门，一般直接对总经理以及各位副总经理负责。总经理办公室的工作主要是按照领导授意处理公司的文件信函、组织公司会议、掌管公司文书档案、接待和安排来客与领导的约见以及电话传真往来业务。在不另设公关部的公司，秘书部门同时负责公关事务和对外联络工作。
股份制公司的组织机构是在总经理之下由各个职能总监负责的各事业部，在这些事业部中，部门经理的助理，也称秘书，有专设的，也有由部门内职员兼任的。
由此可知，股份制公司企业的秘书部门主要是指总经理办公室。各事业部不另设秘书部门，但可能设专职秘书人员。
四、临时性秘书机构
临时性秘书机构是指各级各类领导机关在实际工作需要时所设置的非常设性秘书班子，主要是为解决临时发生的重要事件、临时组织的重要活动或会议等所成立的为临时性领导机构服务的秘书机构。它的特点一是时间性强，集中在一定时间内完成既定工作；二是任务量大，无论是办事还是办会，都要求迅速搭起班子，理顺关系，展开工作，速战速决；三是协调机制好，内部协作和谐，外部沟通顺畅。
五、秘书部门的内部工作系统
我国对秘书部门的称谓目前还没有统一的规定。最普遍的是称“办公室”，级别高一些的称“办公厅”。在党政机关，办公室（厅）之下设有“秘书局”、“秘书处”、“秘书科”等相应级别的秘书部门。
（一）党政机关中秘书部门的内部工作系统
党政机关中秘书部门的工作系统大体包括文字、文书、机要、档案、政策研究、信息处理、信访、督办查办、行政、日常值班。各个机关职能不同，秘书部门所负责的工作内容也各有侧重，因此工作系统也不同。
（二）公司企业中秘书部门的内部工作系统
公司企业中秘书部门的工作系统主要分为办公事务、行政事务和法律事务。其中办公事务是秘书部门主要承担的日常事务工作，行政事务主要是辅助管理、协调沟通的工作，法律事务主要是协助财务部门、公司企业领导和公司律师做好服务性事务性的工作。公司企业秘书部门的整个工作系统，体现了它的不可或缺和重要的协调作用。
六、秘书部门的地位和职能
秘书部门是任何单位组织中必不可少的机构。
（一）秘书部门的地位
无论是党政机关的秘书部门，还是企事业单位的秘书部门，都是直接为单位的党政领导机关服务的。秘书机构处于承上启下的地位，在各类各级党政机关中有着特殊的地位和作用。它的运行状态如何，将直接影响整个机关或单位能否高效运转；它的工作状况怎样，又将直接影响全局的工作。
由于秘书部门处于领导中枢和职能部门之间，因此它成了上情下达 ，下情上呈的枢纽，是各级各类组织中沟通信息的主要渠道。
秘书部门在各类组织结构系统中，还发挥着万向轴的作用。它不仅在组织运转过程中负责协调组织内部各部门之间相互配合，同时也时刻注意外部环境的变化，以使组织与外部环境相适应。
在组织运转过程中，上级只有充分了解下级各方面的具体情况，才可能作出符合实际、具有科学性和可行性的决定。而下级各方面的情况，则需要通过秘书部门的调查研究、接待采访和处理来信等方式并加以汇总综合提供给领导。同样，下级只有正确理解上级各项领导活动的意图，才能自觉地、积极主动地执行领导的决定。总之，在任何组织系统中，秘书部门都是处于承上启下、联系左右、沟通各方的枢纽地位。
（二）秘书部门的职能
秘书部门被称为综合办事部门，作为组织内部惟一的综合性部门，与各个职能部门相比较，秘书部门的职能是辅助管理，综合服务。
1、辅助管理。秘书部门是组织管理系统中发挥着重要作用的辅助管理部门。秘书工作的本质，是通过“办文”、“办会”、“办事”，贯彻领导意图，推进领导中枢的决策与管理进程。秘书工作是组织管理工作的一部分，主要是以辅助领导实现管理目标的形式来体现职能。因此，辅助管理的职能主要有两方面体现。第一，体现管理的职能。第二，体现辅助性职能。因此秘书部门的工作是组织管理工作的一部分，也是主要以辅助性管理来体现部门职能的。
2、综合服务。秘书部门在辅助管理的同时，还具备综合服务的职能。秘书部门综合服务的职能主要体现在秘书部门与其他职能部门的关系和秘书部门所承担的机关日常行政事务两个方面。
七、秘书部门领导的工作职能
秘书部门领导主要指秘书工作的直接管理者，也就是秘书的上司领导，一般称“办公室主任”。有些组织中设秘书长，秘书长也是秘书部门领导的直接管理者之一。
不论是何种级别，不论是哪个部门或单位，办公室主任的工作性质基本是一致的，其工作职能也大体相同。主要体现在四个方面：
（一）检查督办
（二）协调关系
（三）制定制度
办公室主任必须以科学化管理方式，顺利地开展工作，办公室的制度建设包括五个方面：一是议事制度。二是办事制度。三是协调制度。四是约束制度。五是保证制度。
（四）人员管理
办公室主任在人员管理上要做到两个方面，一是知人善任。二是建立严格的岗位责任体系，根据不同工作内容，划分岗位职责，确定目标管理办法，并要求工作人员按照目标要求和岗位职责，规范自己的行为。
五、秘书工作的特点
理解秘书工作的特点，有助于更有效和正确地开展秘书工作，为领导提供高质量的服务。
1、从属性、辅助性、被动性。 要求：服从领导；所有工作围绕领导工作展开；秘书可以有主动性，但不能离开领导擅作主张。
2、服务性。要求：树立服务意识，任劳任怨；事无巨细，都要为领导想好、办好；努力提高服务质量
3、事务性（教材p8）。要求：
4、技术性（教材p9）。要求：
5、机密性。要求：妥善保存机密文件；对会议、人事变动，未经领导同意，不得向外公开；对单位的商业机密、发明专利等，未经许可不得公开
六、影响秘书机构设置的因素
（一）行政组织的存在决定了秘书机构设置的必然性和广泛性。
（二）机关的管理权限和范围影响秘书机构设置的规模。
（三）机关管理工作的现代化程度影响秘书机构的组织机构。
七、秘书职业资格
在发达国家，秘书已经成为一种社会职业，因而对秘书人员有比较严格的管理和资格认定。要想成为秘书，就首先得通过职业资格考试和认定。在20世纪80年代初，秘书不被认为是一种独立的职业，因此没有职业资格考试，有资格证可以担任秘书，没有也可以。但近年来，开始逐步推行秘书职业资格考试。1997年颁布《秘书职业技能标准》（试行），2000年正式颁布《秘书职业技能标准》，对秘书职业资格有明确的规定，标志着走向正规。
我国秘书分为两类（普通秘书和涉外秘书）四个等级：五级秘书、四级秘书、三级秘书、二级秘书。