第二节   发文处理工作

一、发文的概念

    是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。

二、发文的基本环节

    由拟稿、审核与签发、核发、缮印与校对、用印、登记与分发等环节组成。

三、拟稿

   是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。

  （一）公文拟稿必须注意的行文规则

   1.根据机关间的工作关系准确行文。

   2.选定行文方向后，按照不同需要选择行文对象

   3.正确选择主送机关和抄送机关。

  （二）拟稿还应注意的其他问题

   1.贯彻党政分工原则

   2.联合行文需协商一致

   3.制发请示和报告的要点

   4.贯彻精简文件的原则

四、会商

    公文内容涉及其他部门管理职权范围时，发文单位应采用书面、电话、座谈方式与有关部门商洽，达成共识。

    经协商一致，由发文方和会商方负责人在发文稿纸的有关栏目内签注意见。

    如协商不能达成一致，则呈报上级单位调处。

五、审核

    在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容，体式进行的全面审核和检查。

    公文的审核要做到“六查”：

  （一）是否需要行文，以什么名义行文。

  （二）文稿内窀 法律、法规和政策以及上级有关规定是否一致，与平行机关和部门已有的规定是否矛盾。

  （三）文件经签发人审批同意发出时，签发有应在送签的发文稿纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签署全名，注明年月日。

  （四）几个部门的联合发文，一般应由主办该公文的单位负责。送请有关联署机关或部门的领导人会签。

六、注发

    指由撰稿人、核稿人或专门办文的秘书指对公文定稿批注缮印要求的行为。

    注发事项包括

  （一）发送对象，主送单位，抄送单位及阅读文件的职级范围

  （二）紧急程度

  （三）秘密等级和保密期限

  （四）发文字号

  （五）主题词

  （六）发送方式

  （七）印刷份数

  （八）印发日期

八、缮印

九、校对

十、用印、签署

十一、发文登记

   一切发出的文件，均应进行登记。

   发文登记一般采用簿册式形式。

   登记内容包括顺序号，发文日期、发文字号、公文标题、附件、密级、份数、发往单位、签收人、归卷日期、卷号、备注等。

十二、分装、发出

十三、对外催办

    在公文发出后适当期限内向收文单位了解办文情况，进行督促检查、防止积压、拖延。

    主要方式有电话催办、文字催办、登门催办、会议催办。