第十章  公文立卷归档工作

第一节  公文立卷

第二节 案卷归档

 知识点   案卷  归档

             第一节  公文立卷

一、公文立卷的内容

    是指机关文书部门将已办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。

二、公文立卷的特点

  （一）公文立卷是将已办理完毕的文件组合成案卷。“办理完毕”指的是在公文处理程序上已经办理完毕。而非事情已办理完毕。

  （二）公文立卷是将有一定查考利用价值的文件组合成案卷，必须是有一定查考利用价值的文件。

  （三）公文立卷是按文件在形成过程中的内在联系和一定的规律组合成案卷。必须按照文件在自然形成过程中的联系和一定的规律组卷。

  （四）通过公文立卷所组成的案卷是文书档案的基本保管单位和统计单位。

三、公文立卷的标准

  （一）反映本单位主要职能活动和基本面貌的文件是立卷的重点。

  （二）纳入立卷范围的文件形态和记录方式多种多样。

  （三）应全面衡量文件的价值。

四、公文立卷方案的确定

  （一）立卷方案的庐山调研

  （二）文件分类表的编制

  （三）立卷类目的编制

五、公文立卷流程

  （一）文件集中

   1.在收发文件的过程中归集

   2.平时归卷

   3.年终调整，增补删减

  （二）文件归类

   1.按年度归类法归类

   2.按组织机构法归类

   3.按问题归类污归类

  （三）组卷

     在文件中寻找和概括作者、问题、时间、文种、通讯者和地区六个牲，将有共同特征和联系密切的文件组合在一起立卷：将不同特征和联系不密切的文件分开立卷。

     一个案卷内结合使用多个特征立卷是比较科学的方法。

  （四）卷内文件的整理和编目

    1.按照一定标准对卷内文件进行排列

     考虑卷内文件的成份、联系、数量、保存价值。

    2.对卷内文件编制页号和件号

    3.填写卷内文件目录

    4.填写卷内备考表

     本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名。

   （五）拟写案卷标题

     1.标明卷内文件作者

     2.标明卷内文件的问题

     3.标明卷内文件的名称

     4.标明卷内文件时间

     5.标明卷内文件通讯者

     6.标明卷内文件涉及的地区

       文字表述简练通顺、概括准确，一般20-30字。

    （六）填写案卷封皮

      案卷封皮项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管理期限、件数、页数、归档号等。

    （七）排列案卷

      1.将一个组织单位的案卷先按保管期限分开，即，长期、短期分别排列。

      2.案卷排列可以在条款排列的基础上适当地进行调整，既保持案卷与案卷之间的联系，又要按重要程度、作者、名称、时间地区等体现条理化和一定的规律。

      3.上级机关、本机关、下级机关所组成的案卷，又可以按照其重要程度、问题、来进行排列。

      4.一些特殊的案卷，也可采取特殊的排列方法。如纪检部门处分案卷、信访部信访案卷，可以采用按姓氏笔划，或地区排列的方法。

   （八）编制案卷目录

      主要项目有封面、扉页、目次、序言、备考表。

   （九）装订案卷